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CONVOCATORIA PARA LA LICITACIÓN DE AGENCIAS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL XVII CONGRESO DE LA ASOCIACIÓN LATINOAMERICANA DE DIABETES

CONVOCATORIA PARA LA LICITACIÓN DE AGENCIAS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL XVII CONGRESO DE LA ASOCIACIÓN LATINOAMERICANA DE DIABETES
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Convocatoria para la Licitación de Agencias para la Organización del XVII Congreso de la Asociación Latinoamericana de Diabetes

  • INTRODUCCIÓN

La Asociación Latinoamericana de Diabetes, ALAD fundada en 1970, ha desarrollado diversas acciones en la lucha contra la diabetes, labor que cada vez se ha hecho más compleja debido a que ésta enfermedad se ha convertido en uno de los principales problemas de salud pública en el mundo y en particular en Latinoamérica por su elevada morbi-mortalidad y nivel de discapacidad.

Entre las acciones que esta asociación desarrolla para la actualización científica de sus miembros, así como en la definición de sus aspectos organizativos y normativos internos, destaca la celebración cada tres años de sus Congresos cuyo próximo tendrá lugar del 29 de octubre al 2 de noviembre del 2019 en la ciudad de Punta Cana, República Dominicana. El desafío que se nos presenta está referido no solamente a contar con un Congreso ejemplar, tanto en lo científico como en lo organizativo, sino también en la responsabilidad que significa la imagen de la asociación.

  • OBJETIVOS

La eficiencia y transparencia que se busca tener en la organización del evento, ha llevado a su actual Comité Ejecutivo 2016-2019 y al Comité Organizador del Congreso a emitir una convocatoria para que mediante una licitación abreviada se seleccione a la Empresa Organizadora del XVII Congreso de la ALAD 2019 que garantice estos objetivos y ofrezca los mejores servicios en calidad y costos convenientes.

  • ESTRUCTURA

El Congreso se realizará en el Centro de Convenciones de Punta Cana que tiene la capacidad para albergar a 2 mil participantes durante los cuatro los días del evento, disponiendo de un salón tipo auditorio para sesiones plenarias con capacidad para 2 mil personas, divisible en 5 salas simultáneas además de 4 salones para workshops. Área de exposición y posters 1000 m2.

  • ACTIVIDADES A DESARROLLAR POR EL ADJUDICATARIO

Realizar las acciones pertinentes de acuerdo a los objetivos y estructura detallada acorde a los servicios contratados por ALAD bajo el control del Comité Organizador del Congreso. El adjudicatario deberá firmar un contrato ante ALAD en forma previa al inicio de su actividad.

Asegurar la presentación de informes de estado de situación económica bajo demanda del Comité Organizador o la comisión designada para dicha tarea antes, durante y una vez finalizado el Congreso. Cada acción requerirá del consentimiento del Comité Organizador en forma previa y por escrito.

Planificación y coordinación general del congreso, gestión financiera y fiscal, estado de cuentas, marketing y comunicación (desarrollo de imagen, logo, página web, promoción previa, etc), patrocinios (acciones necesarias para la búsqueda de recursos a través de patrocinios y en consonancia con el Comité Organizador), programa científico (coordinación del programa con el comité, recepción y gestión de abstracts, establecimiento de espacios para presentaciones o posters, contactos con ponentes, etc. ), gestión de inscripciones, servicios logísticos para el congreso y en la sede, formatos del congreso (“Meeting Design”), servicios de alojamiento y traslado a los asistentes, y cualquier otra actividad que se considere necesaria para el cumplimiento de los fines propuestos.

  • REQUISITOS PARA LA EMPRESA POSTULANTE

Tener obligatoriamente representación legal a nivel nacional (quienes serán los interlocutores permanentes) y formar parte del registro de proveedores especializados acreditados ante el Ministerio de Turismo de República Dominicana.

Experiencia profesional:

Detallar la relación de congresos médicos organizados al menos en los cinco últimos años y en curso, ya que se valorará la experiencia en congresos similares de la especialidad de endocrinología, metabolismo, nutrición; haciendo constar: el número de congresistas, abstracts y tipo de exposición de las mismas, los m2 de exposición, número de stands y expositores.

Adjuntar al menos tres links de congresos que estén gestionando o hayan gestionado recientemente donde se solicitarán referencias a los contactos respectivos

Incluir el curriculum empresarial resaltando la experiencia de la empresa en la organización de eventos académicos con un número y diversidad de asistentes que no solo se refiere a las nacionalidades, sino también a sus posibilidades económicas tomando en cuenta que a este evento también asistirán médicos residentes.

Indicar si la empresa pertenece a alguna asociación sectorial nacional o internacional (IAPCO, ICCA, COCAL u otras) presentando lo certificación respectiva.

Detallar respecto a los Recursos Humanos la descripción de estructura de su empresa, así como una breve nota de la experiencia de su equipo, de los directivos y de la persona que sería el interlocutor con los organizadores, así como de las personas que estarían disponibles de lunes a viernes para cualquier consulta, incidencia ó gestión (con un calendario de actividades y personal para las distintas fases del Congreso).

Detallar los Medios Técnicos con los que cuenta para la gestión de trabajos libres, abstracs y posters, así como para el diseño de página web específica del Congreso, con formularios de inscripción on-line, formularios de alojamiento (hotel, planos, etc.) formularios de envío y gestión de abstracts, formulario de ventas de stands, con disponibilidad a la información del congreso on-line y en tiempo real a disposición del Comité Organizador.

Describir los procesos de Responsabilidad Social Corporativa implantados en su empresa en su funcionamiento diario y específicamente, hacía los congresos que organiza.

Describir el tipo de seguro que tiene su empresa, así como otras coberturas legales o financieras que ofrece. Este es un item excluyente y la empresa deberá proporcionar los detalles del seguro que dispondrá para el evento.

  • GESTIÓN ECONÓMICA Y PRECIO

El precio global por toda la tarea que se contrata a la empresa adjudicataria será el representativo de un porcentaje de la utilidad total, por todo concepto, evaluada luego de finalizado el Congreso ALAD 2019. Es decir que la cotización que presenten las empresas postulantes al presente llamado deberá de constituirse de un porcentaje de la utilidad total del ALAD 2019. De esta forma se podrá garantizar el mejor funcionamiento de la relación Cliente/Empresa.

Las empresas postulantes deberán describir sus procedimientos para la realización y seguimiento del presupuesto y el control financiero, de forma de asegurar que reporte a la Organización de forma totalmente transparente.

  • CUMPLIMIENTO DE NORMAS LABORALES, IMPOSITIVAS O PREVISIONALES DEL PERSONAL

La empresa adjudicataria deberá emplear el personal necesario, suficiente e idóneo en preparación y experiencia para la ejecución del servicio, haciéndose responsable por el comportamiento de dicho personal en lo concerniente a la idoneidad, trabajo y disciplina.

La adjudicataria cumplirá estrictamente, en relación con los empleados que se requieran para ejecutar los servicios previstos con la legislación laboral aplicable, previsional y de seguridad e higiene en el trabajo. El incumplimiento de cualquiera de esas obligaciones derivadas de leyes, decretos, convenciones internacionales, laudos, etc., respecto de cualquiera de los empleados contratados por la empresa adjudicataria y afectados al cumplimiento del contrato que se firme, será de responsabilidad exclusiva de la misma obligándose a mantener indemne por cualquier reclamo que reciban, daño o perjuicio que sufran o pago que se vean obligadas a realizar.

  • EXHONERACIÓN DE RESPONSABILIDAD

Será requisito para las empresas postulantes que incluyan en su oferta una cláusula expresa de exoneración de responsabilidad a ALAD, por no resultar electos en el presente llamado.

También deberán incluir en su oferta una cláusula estableciendo que se acepta expresamente desde ya la posibilidad de la existencia de modificaciones en los términos de la presente licitación, sin que se genere en ningún caso derecho al cobro de indemnización alguna por éste concepto siempre y cuando se notifique de las mismas con suficiente antelación por parte de la Organización.

Todas las Agencias interesadas deberán participar en igualdad de oportunidades en dicho proceso de licitación. Los requisitos de la Convocatoria serán exhibidos en la página Web de ALAD y del Congreso.

La recepción de las solicitudes comenzará el día 1 de noviembre y concluirá el día 7 de Noviembre. El Dr. Efraín Velasco en su calidad de Secretario recibirá todas las propuestas y las cursará con inmediatez al Comité Ejecutivo para su evaluación a la dirección electrónica evgaladoax@gmail.com.

Cada miembro del Comité Ejecutivo deberá de forma libre emitir su voto positivo por la Agencia que considere apropiada para cubrir el magno Congreso de ALAD el día 9 de noviembre. La Secretaria deberá hacer de conocimiento público en los medios de ALAD el resultado y dar a conocer a la Agencia ganadora de la licitación. El resultado final será inapelable.

Atentamente.

Dr. José Agustin Mesa Pérez Presidente ALAD 2016-2019

Dr. Félix M. Escaño Polanco Presidente del XVII Congreso ALAD